Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp

 

Email là một công cụ giao tiếp của hầu hết mọi người. Email thực sự tuyệt vời bởi bạn không cần phải gặp mặt trực tiếp đàm thoại với đối tác. Email cho phép chúng ta duy trì các dự án lưu động khi mà các đồng nghiệp không có mặt cùng thảo luận hay ở một nơi đến nửa vòng trái đất. Trung bình mỗi người sử dụng email để gửi và nhận cho doanh nghiệp hơn 100 email mỗi ngày.

Có một vấn đề dường như hầu hết mọi người đều đang “chết đuối” trong Email bởi bạn biết đấy tất cả email đều rất dễ bị hiểu nhầm, theo nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy 64% người đã gửi hoặc nhận một email gây khó chịu và hiểu sai, khiến vấn đề đi sai ngoài ý muốn, bởi vậy điều quan trọng là phải viết email một cách rõ ràng và chính xác.

Một câu hỏi được đặt ra: “Làm thế nào để viết một email đúng chuẩn, chuyên nghiệp”. Thực tế cho thấy, viết email ngắn và dễ hiểu sẽ giảm thời gian bạn sử dụng email và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, có nhiều thời gian cho công việc khác nhưng để viết một Email rõ ràng không đơn giản, cần phải có kĩ năng đấy ạ.

1. Suy nghĩ trước khi viết.

Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống viết Email, hãy dành một vài giây để tự hỏi: “Tại sao tôi gửi thư này? Tôi cần gì từ người nhận”. Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này thì bạn không nên gửi email. Viết email mà không biết những gì mình cần thì quả thực rất lãng phí thời gian.

Đây cũng là thời điểm tốt để bạn trả lời cho câu hỏi: “Email này có cần thiết hay không?.” Bởi nếu công việc của bạn đang trong trường hợp khẩn cấp, hoặc đang cố gắng giải quyết một vấn đề của một ai đó hoặc giải thích một vấn đề, quy trình nào đó thì không nên viết email mà hãy gọi điện trực tiếp, gặp mặt nhau để giải quyết.

2. Đặt tiêu đề cho email (subject).

Trong phần này rất quan trọng để cho người nhận biết vấn đề bạn muốn thông báo đến họ và ngay lập tức thu hút ánh nhìn Email của bạn đầu tiên trong danh sách hàng trăm thư gửi đến cho họ, nếu không thì email của bạn sẽ bị lướt qua, xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra hoặc nghĩ rằng email rác và ko quan trọng.

Chú ý rằng cần lựa chọn kĩ từ ngữ để thông báo cho người nhận bao quát được emial mà bạn gửi đến. Nếu Email là báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi ngày tháng năm gửi trong tiêu đề Email. Đặc biệt không được để trống tiêu đề Email. Tiêu đề Email phải rõ ràng , viết Tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và người nhận không đọc được thư.

3. Lời mở đầu trong nội dung email.

Luôn mở đầu Email bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear Sir/Madam”. Tùy vào mức độ của mối quan hệ bạn nên có cách chào thích hợp.

4. Nội dung chính trong email.

Khi soạn một email theo chuẩn, điều bạn cần làm là định dạng và sử dụng font chữ phù hợp, không nên viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Bên cạnh đó, dấu mà bạn sử dụng cũng phải đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn theo quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản, thường thì rất nhiều người mắc phải lỗi này tuy rằng đây là một yêu cầu tối thiểu cụ thể như sau:

+ Đầu dòng viết hoa chữ cái đầu tiên, viết hoa chữ không phải viết in hoa.

+ Tất cả các dấu câu viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

+ Sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa (tên riêng, địa danh) phải viết hoa.

+ Viết đủ ý rồi chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

+ Không nên viết thành một đoạn dài mà nên cách dòng chia doạn ra thành từng ý nhỏ.

+ Không nên sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để nhấn mạnh bởi sẽ khiến cho Email của bạn kém chuyên nghiệp.

+ Dành ra chút thời gian để soát lỗi chính tả, sai các dấu cơ bản và cấu trúc của câu.

Lưu ý: cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, in đậm những thông tin cần thiết, quan trọng, nội dung dễ hiểu, ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận. Khuyến cáo dùng những câu hỏi mang tính khiếm nhã, xúc phạm châm biếm hay khiêu khích.

5. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin.

Dù là Email như thế nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, hãy nhớ chỉ nên gửi file không quá 100Kb. Hiện nay thì bạn có thể tải những file đó lên internet qua Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email.

6. Phần cuối thư.

Trước khi kết thúc Email của bạn, hãy lịch sự cảm ơn người nhận. Bạn có thể bắt đầu với: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hợp tác của anh/chị” hoặc “Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc” và sau đó tiếp tục “Nếu bạn có bất kì câu hỏi và thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết” và “Tôi mong chờ ý kiến phản hồi từ anh/chị.”

Kết thúc Email là một câu ngắn gọn “trân trọng” hoặc “Cảm ơn” thể hiện sự tôn trọng người nhận.

7. Chữ kí.

Phần này cũng tương đối quan trọng nhưng khá nhiều người bỏ qua và chưa tận dụng được chúng. Trong phần chữ kí Email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận có thể liên lạc trực tiếp với bạn khi cần. Thông tin đó là: họ tên, địa chỉ eail, outlook, skype,… số điện thoại, địa chỉ…

8. Đọc lại toàn bộ email một lần nữa.

Đọc lại email của bạn lần cuối, rà soát lỗi chính tả, cách dùng từ ngữ bởi nếu có bất cứ sự mơ hồ nào không hiểu, họ sẽ không trả lời email của bạn.

ThuThuatPhanMem hy vọng rằng bài viết chia sẻ trên đây sẽ giúp cho các bạn có cái nhìn rõ nhất về cách viết một email chuẩn, chuyên nghiệp và có thể áp dụng cho email của mình nhé.